第一章 总则
第一条 为规范学院档案工作，提高学院档案管理水平，有效操作档案归档流程，提高档案查询及利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》，修订本细则。
第二条 本办法所称档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体的历史记录。档案以年度为时限，进行归档处理。
第三条 学院档案按层级属性，分为校级档案及部门档案。学院档案工作在学院领导下，由学院办公室对校级档案实行管理，对部门档案进行工作指导；部门档案由学院各部门进行管理。
第四条 档案工作是学院工作的重要组成部分，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，是办好学院的重要基础工作之一。要加强对档案工作的领导和管理，使档案工作与学院各项工作协调发展。
第二章 机构与人员配备
第五条 综合档案室为学院办公室的下属机构，负责校级档案管理工作，各部门安排一名中层干部分管，配备一名兼职人员从事本部门档案工作，包括档案的收集、整理、立卷、封存、入库、查询、利用等；学院办公室依职权对学院各级各门类档案进行管理、指导、检查、督促整改，对不及时或到时未移交档案的部门，进行全校通报。
第六条 档案人员基本职责：
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策，严格执行上级和学院有关档案工作的各项规定，认真做好档案工作。
2、负责学院各类档案的接收（征集）、整理、分类、立卷、鉴定、统计、保管工作。
3、负责编辑档案参考资料，编制检索工具。积极开发档案信息资源。
4、进行档案业务培训工作。
5、开展档案研究和交流活动。
第三章 档案基本管理
第七条 归档材料包括纸质、照片（胶片）、录像（录音）带、光盘及电子文件等各种载体形式。归档的重点以本校形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级单位发来的文、电及附件，上级来文中应以针对我校的指令性、指导性文件为主。
归档材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求。禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，有益保存。归档材料应全部拆除金属物。归档的文书字迹（包括领导签发）一律用碳素墨水、毛笔、钢笔或中性笔填写，或为印刷件、打印件，字迹要清晰，文稿上的各栏目均要填写清楚，领导签发要签意见和姓名全称，并签署年月日。
各类档案的归档范围及保管期限（见附件）。
第八条 归档时间：
1、按年度归档的党群、行政、外事、财会、后勤等类文件材料要在次年6月底前归档。
2、教学部门、学生管理部门和能够按学年度归档的教学和学生管理档案材料，要在次年10月底前归档。
3、科研、设备管理等部门归档材料，应在项目完成或在仪器设备到货后2个月内归档；基建类档案应当在项目完成后的3个月内归档。
第九条 学院档案分类遵照国家教委教办《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》执行。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的主件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放一起，不得分开；文电合一，纸质文件与电子文件同时归档。基本原则是：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此之间的有机联系，全面准确反映学院各职能部门活动的全过程，区别不同价值，便于保管利用。
第十条 归档时应由专（兼）职档案管理员进行分级，重要档案（上级有关批示、批复、决定，有关学院实质性内容的红头文件，各类院级报表等）应交学院办公室归档。专（兼）职档案管理员应根据目录进行清点、查对、核实，移交的档案需提供该档案的同步电子文件，并提供移交清单。
归档完毕后，对不归档的文件进行清理，并妥善处理，防止泄密。
第十一条 档案基本管理适用于学院各级各类档案的基本操作及要求，有特殊要求的档案，另行条文列注。
第四章 档案基本保管及利用
第十二条 学院档案室的建设要列入学院基本建设规划，通过改善工作条件，建立标准化档案室，逐步实现数字化管理。
第十三条 档案管理人员要认真研究和改进档案保护技术，档案材料严禁涂改、勾划。对已损坏和字迹褪色的档案要及时修复和复制。定期做好保管期限已满档案的鉴定工作，鉴定工作应在分管院领导的领导下进行。对已失去保管价值的档案，由档案管理人员征得有关部门同意，登记造册，并报主管院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，严禁销毁任何档案。
第十四条 健全档案借阅、安全、保密等各项规章制度，加强防范措施，维护档案安全。学院档案室保存的档案主要供本院内部利用。查阅、摘录、复制档案材料，必须按学院规定，严格履行审批手续。外单位需查阅时，必须持单位介绍信、个人身份证等经院办主任同意后方可查阅。如需查阅涉及重大问题或党和国家秘密的档案，需经主管校领导批准。
第十五条 学院档案工作应严格执行档案规则，规范管理，建立检查、考核和评估制度，对在开发利用档案信息资源中做出显著成绩者予以表彰。
对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，严格按照国家政策法规予以处罚，追究其行政和法律责任。
第五章 教学档案管理
第十六条 教学档案管理要做到“四同步”：下达教学任务与提出教学文件材料归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文（设计）、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
第十七条 教务处为教学档案管理的职能部门，指导各系（部）完成教学档案的归档，凡属永久性保存的教学档案一律移交学院综合档案室保存，定期保存的材料由系（部）档案室保存（二级管理）。
第十八条 归档流程
（一）形成收集
1、每新学年开始后，由分管教学的校领导向各系布置收集教学文件材料的任务，并落实到工作中。
2、系（部）档案人员按文件材料归档分类表分别收集教学文件材料，并定期整理。档案室、教务处督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的收集工作。
（二）整理组卷
1、教学文件材料由形成部门立卷归档，并由教学（管理）部门的专（兼）职档案员核实后移交。
2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷（件）。原则上相同内容材料组成一卷（件），同一内容的材料数量多时可分别组成若干盒。
3、各种材料均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。
4、填写卷内目录及备考表。填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
（三）归档验收
1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2、填写移交目录一式两份及电子目录。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月、日，双方各执一份。
3、教学综合管理文件于次年6月底前归档，其它各类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，于10月底前一次性归档。
4、每学年末，按培养周期将应届毕业生的招生录取花名册、学籍卡片和毕业生统计表等学籍归档材料移交到学生处统一归档，并提供同步电子文档。
第六章 人事档案管理
第十九条 人事档案管理的基本内容包括：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计。
第二十条 材料归档
须对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，在目录上补登材料名称及有关内容，将新材料放入档案。
第二十一条 检查核对
检查核对须定期进行。下列情况下，须立即进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第二十二条 转递
人事档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，程序如下：
（一）取出应转走的档案；
（二）在档案底账上注销；
（三）填写《转递人事档案材料的通知单》；
（四）按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章。
第二十三条 保卫保密
除档案基本管理所列保卫保密措施，人事档案应设专人专库负责档案的保管，任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合，无关人员不得进入库房。
第二十四条 统计
人事档案统计的内容包括：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况、库房设备情况、人事档案工作人员情况。
第七章 学生档案管理
第二十五条 学生档案管理工作实施两级管理体制，学生工作处是学校学生档案管理的职能部门，要求规范完成学生管理类档案的归档，并向综合档案室移交，同时做好毕业生档案的转递工作。
第二十六条 学生档案材料的归档要求
（一）凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。
（二）凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改。
（三）归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
（四）学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。
（五）归档材料必须齐全、完整，归档材料必须有负责人签字及单位公章，并按规定办理移交手续。
第二十七条 学生档案转递
（一）毕业前未就业的毕业生档案原则上寄送到生源地人社局或教育局。
（二）学生毕业离校后，学生处应指导各系及时将已派遣的毕业生档案按学院派遣计划和转档要求，寄至相关管理部门。
（三）毕业前报考本科生、公务员等需要调档政审的学生档案，按拟招生录用单位的调档通知书由学生处指导各系转递。
（四）因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），由各系将学生档案整理后转递学生家庭所在地的政府、街道办等单位。
（五）转递学生档案时需填写《学生档案转递单》放入档案袋内一同转出，并及时索回《学生档案转递单》回执。
（六）在学生处指导下，转学学生的档案由各系负责办理档案接受转移手续。
第八章 财会档案管理
第二十八条 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第二十九条 归档流程
（一）形成积累
1、财务科长在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务。
2、财务科的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
（二）整理组卷
1、遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。
2、按照会计年度进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
3、各种记帐凭证按时间顺序整理，并编写页号。
4、帐簿、报表等案卷内材料有字的均应编页号，位置在非装订线一侧的上角。
5、装订线外有字迹的，应贴边，破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
6、卷内目录应用于永久、30年保管的案卷，备考表记载案卷内材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。
7、案卷采用粗线装订成册。卷内材料右边、下边对齐，在左侧装订。
8、案卷封面应逐项填写清楚。标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或粗尼龙笔书写，字迹工整、清晰。
9、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由部门兼职档案员保管到结清债权、债务时为止。
（三）归档验收
1、当年形成的财会档案，会计年度终后由财务科兼职档案员整理归档，并临时保管一年，再移交单位档案管理部门，因工作需要推迟移交的，应经档案部门同意。
2、财会部门需移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，接收部门有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
3、接收部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务科经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第九章 基建维修档案管理
第三十条 后勤管理处是基本建设项目档案的职能管理部门，要求按规定归档后，并移交综合档案室统一保管。基本建设项目的档案资料要与项目建设进程同步：做到基建工程设计、施工与提出基建材料的归档要求同步；检查施工进度与检查文件材料的形成积累情况同步；工程竣工验收与基建材料的验收同步。
第三十一条 基建文件材料的形成与归档
（一）形成积累：
1、基建部门应在布置基建工程计划的同时，布置形成、积累基建文件材料的任务。
2、项目建设过程中，要明确基建文件材料的归档责任、建设单位、工程承包、勘察设计单位、施工单位，应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
3、凡有引进技术和引进设备的建设项目要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作。
4、工程承包合同或施工协议中，要根据国家对编制竣工图的要求对竣工图的编制、整理、审核、交接验收做出规定，施工单位要做好施工记录、编制好竣工图。
5、学院档案管理部门有责任随时了解基建项目的工程进度；督促、指导专兼职档案人员及工程技术人员进行基建工作材料的积累、归档工作。
6、基建项目验收前，档案管理部门对准备归档的基建文件材料要进行验收，并在基建档案材料归档说明书签署意见。档案不完整工程项目不能竣工验收。
7、归档的基建文件要字迹工整，符合格式要求，图样清晰，图纸的规格、纸质均需符合国家标准。
（二）组卷方法及要求
1、竣工档案的组卷要遵循工程竣工材料的自然规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。
2、基建档案按工程项目组卷。综合性大型工程可根据基建文件、施工技术文件每一部分材料多少组成一卷或多卷。
3、文件的排列顺序：管理性文字材料在前，图纸在后；文字材料正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；批复在前，请示在后。
4、图纸按专业性质排列：一般为综合图、地质图、土建图、结构图、采暖图、给排水图、通风图、电气图、设备安装图。更改图排在相应类别后面。
5、卷内文件材料的排列、页号的编写，卷内目录及备考表的填写基本与文书档案相同。基建部门填写的归档说明放在卷内目录之后。
6、图纸的折叠方法：彩图面向里“手风琴式”，标题栏、竣工图章应露在外面，图折叠后基本幅面的尺寸为297×210。
7、归档的文件材料必须装订成册，图纸可散装在卷盒内存放。每张图纸的右上角加盖档号章（档号由档案部门填写）。
（三）档案的保管期限
分为永久、定期二种。定期保管的档案的实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。对超过保管期限的基建档案，必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定管理。
（四）档案的管理
1、分类编号：按相关行业规定、惯例中的档案分类方法进行分类。
2、编目：以案卷为单位，按档号登记基建档案目录。
3、排架：档案按档号顺序排架。
4、基建文件材料归档后，在改进、维修中产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。
5、对已归档的基建图纸内容需要更改时，必须填写更改审查清单及说明，更改后的图纸要补充归档。
第十章 附则
第三十二条 本细则附各级各类档案归档范围和保管期限表。
第三十三条 本细则解释权归学院办公室。
第三十四条 本细则自颁布之日起执行。
附件：宁德职业技术学院各类档案归档范围和保管期限表
宁德职业技术学院
各类档案归档范围和保管期限表
一 文书类（ 党群部分）（DQ）
DQ 11 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本院的，则永久保存） | 10年 | 党工部 办公室 |
2 | 党委会议纪要、决议及会议讨论材料 | 永 久 | 办公室 |
3 | 党委、支部工作计划、报告（包括调查报告、总结） | 永 久 | 党工部 办公室 |
4 | 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 | 永 久 | 办公室 党工部 |
5 | 党委、支部向上级请示及其批复 | 永 久 | 办公室 党工部 |
6 | 以党委名义召开的工作会议材料 | 永 久 | 办公室 党工部 |
7 | 党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 | 永 久 | 党工部办公室 纪检 |
8 | 党群系统启用印章的文件和印模 | 永 久 | 办公室 |
9 | 党群系统重要统计材料 | 永 久 | 党工部办公室 纪检 |
10 | 党委保密工作的有关文件 | 定 期 | 党工部 |
11 | 群众重要的来信来访及处理材料 | 30年 | 纪检 |
12 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 | 10年 | 党工部 |
13 | 各支部工作计划、总结、重要报告、请示批复 | 30年 | 党工部 |
14 | 党员奖励材料 | 永 久 | 党工部 |
15 | 党员违纪案件的调查、处分、复查材料 | 永 久 | 纪检 |
DQ 12 宣 传
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级关于宣传工作的文件 | 10年 | 党工部 |
2 | 学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 | 永 久 | 党工部 |
3 | 理论学习的决定、通知、计划、总结 | 30年 | 党工部 |
4 | 反映学院重大活动的剪报、图表及声像材料 | 永 久 | 党工部 |
5 | 学院官网或者其它媒体有关学院的宣传资料 | 永 久 | 党工部 |
DQ 13 工 会
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关工会工作的文件 | 10年 | 工会 |
2 | 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 | 永 久 | 工会 |
3 | 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） | 30年 | 工会 |
4 | 表彰先进集体和个人的材料、名单 | 30年 | 工会 |
5 | 处分会员的有关材料 | 定 期 | 工会 |
6 | 工会委员会会议记录、纪要 | 永 久 | 工会 |
7 | 会员名册 | 30年 | 工会 |
8 | 妇女工作材料 | 定 期 | 工会 |
DQ 14 团 委
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级关于团的工作文件 | 10年 | 团委 |
2 | 学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果） 领导讲话、大会发言和大会通过的文件及声像材料） | 永 久 | 团委 |
3 | 学院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果） 领导讲话、大会发言和大会通过的文件及声像材料 | 永 久 | 团委 |
4 | 团委工作计划、报告、总结及规章制度 | 永 久 | 团委 |
5 | 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 | 永 久 | 团委 |
6 | 处分团员的材料及复查材料 | 永 久 | 团委 |
7 | 批准入团、离团材料及名单 | 永 久 | 团委 |
8 | 团委会议记录 | 永 久 | 团委 |
9 | 学生会文件、材料 | 定 期 | 团委 |
10 | 团委牵头进行的重大活动的有关材料及声像材料 | 永 久 | 团委 |
11 | 社团活动、勤工俭学、社会活动实践有关材料 | 定 期 | 团委 |
二 文书类（行政部分 ）（XZ）
XZ 21 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关高校行政管理的综合性文件 | 10年 | 办公室 |
2 | 学院行政管理的综合文件 | 永 久 | 办公室 |
3 | 全院性的规章制度 | 永久 | 办公室 |
4 | 院长、专题办公会纪要 | 永 久 | 办公室 |
5 | 学院年度工作计划、报告、总结 | 永 久 | 办公室 |
6 | 全院性工作会议、决议及会议讨论的文件 | 永 久 | 办公室 |
7 | 院领导在会上的重要讲话和参加校外会议重要发言 | 永 久 | 办公室 |
8 | 学院发展事业规划、计划及上级批复 | 永 久 | 办公室 |
9 | 学院评估材料 | 永 久 | 评建办 |
10 | 学院向上级的请示及批复 | 永 久 | 办公室 |
11 | 各部门、系的请示及学院的批复 | 永 久 | 办公室 |
12 | 有关全院性工作的调查材料和经验总结 | 永 久 | 办公室 |
13 | 学年报表及综合统计 | 永 久 | 教务处 |
14 | 启用印章的文件及印模 | 永 久 | 办公室 |
15 | 学院历史沿革、大事记、校史材料、年鉴 | 永 久 | 办公室 |
16 | 学院简报、信息、动态等 | 30年 | 办公室 |
17 | 上级领导调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 | 永 久 | 办公室 |
18 | 各部门、系工作计划、总结、报告、 | 30年 | 办公室 |
19 | 学院其它综合材料 | 永 久 | 办公室 |
20 | 代表学院与外单位签订的各类合同 | 定期 | 办公室 |
XZ 22 人 事
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级机关有关人事工作的文件 | 10年 | 人事处 |
2 | 学院关于教职工聘任有关文件 | 30年 | 人事处 |
3 | 学院人事工作的规章制度 | 永久 | 人事处 |
4 | 人事工作计划、总结、调查材料、会议记录 | 30年 | 人事处 |
5 | 学院机构、编制规划、计划报告及上级批复 | 永 久 | 人事处 |
6 | 学院机构设置、变化的文件材料 | 永 久 | 人事处 |
7 | 教职工聘用合同书 | 永 久 | 人事处 |
8 | 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 | 永 久 | 人事处 |
9 | 职工培养、管理工作计划、规定、总结 | 30年 | 人事处 |
10 | 人事统计年报表 | 永 久 | 人事处 |
11 | 教职工名册 | 永 久 | 人事处 |
12 | 教职工工资调整材料 | 永 久 | 人事处 |
13 | 教职工聘用、解聘的有关材料（包括新聘教职工考核材料） | 永 久 | 人事处 |
14 | 教职工福利工作（人事代理合同书、社保、医保等） | 10年 | 人事处 |
15 | 教职工辞退、辞职的有关材料 | 永 久 | 人事处 |
16 | 上级有关职称评聘、师资培养的文件材料 | 10年 | 人事处 |
17 | 学院有关师资培养、管理、职称评聘、工作计划、规定、总结 | 30年 | 人事处 |
18 | 学院教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 | 永 久 | 人事处 |
19 | 上级有关退休工作文件材料 | 30年 | 人事处 |
20 | 学院计划生育工作文件 | 10年 | 人事处 |
21 | 工作人员调动通知、职务任免文件、职工退休批复 | 永 久 | 人事处 |
XZ 23 监察、审计
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关监察、审计工作的文件 | 10年 | 纪检室 |
2 | 学院有关监查规章制度、计划、总结、调查报告 | 永 久 | 纪检室 |
3 | 关于教职工行政违纪处分的文件及处分材料 | 永 久 | 纪检室 |
4 | 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 | 永 久 | 纪检室 |
5 | 学院财务审计报告 | 永 久 | 纪检室 |
XZ 24 安全、保卫
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关安全保卫、消防工作的文件 | 10年 | 保卫科 |
2 | 学院安全保卫、消防工作规章制度 | 永 久 | 保卫科 |
3 | 学院安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料 | 30年 | 保卫科 |
4 | 学院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、案件的平反、复查处理结论及上级的批复 | 永 久 | 保卫科纪检室 |
XZ 25 档案、图书
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关档案、图书工作的文件 | 10年 | 办公室图书馆 |
2 | 档案、图书规章制度 | 永 久 | 办公室图书馆 |
3 | 档案、图书工作计划、报告、总结 | 30年 | 办公室图书馆 |
4 | 档案、图书概况、发展计划、藏品目录、统计及统计年报 | 永 久 | 办公室图书馆 |
5 | 档案、图书与校外交流的有关材料 | 定 期 | 办公室图书馆 |
6 | 档案、卷宗介绍 | 永 久 | 办公室图书馆 |
xz 26 总务 、后勤
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关后勤工作的文件 | 10年 | 后勤管理处 |
2 | 学院后勤各部门工作规章制度 | 永久 | 后勤管理处 |
3 | 学院后勤工作计划、报告、调查材料 | 30年 | 后勤管理处 |
4 | 房屋管理、使用、转移等的规定、总结 | 30年 | 后勤管理处 |
5 | 卫生、医疗保险工作计划、总结、规定等文件 | 30年 | 后勤管理处 |
6 | 车辆管理的有关文件材料 | 30年 | 后勤管理处 |
7 | 膳食工作的有关文件材料 | 定 期 | 后勤管理处 |
8 | 校园建设、绿化工作的有关文件材料 | 定 期 | 后勤管理处 |
9 | 宿舍管理工作的有关文件材料 | 定 期 | 后勤管理处 |
10 | 水、暖、电管理的有关文件材料 | 定 期 | 后勤管理处 |
三 学生管理类（XS）
XS 31 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关学生工作的文件 | 10年 | 学生处 |
2 | 学院有关学生管理的文件 | 永 久 | 学生处 |
|
3 | 学生工作计划、报告、总结 | 永 久 | 学生处 |
|
4 | 在校学生名册 | 永 久 | 学生处 |
|
5 | 学生奖励材料（包括各类奖励评定办法、获奖名单） | 定 期 | 学生处 |
|
6 | 学生处分材料 | 定 期 | 学生处 |
|
xs 32 招 生
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 教育主管部门、省招办有关招生工作的文件及学院请示、报告 | 永 久 | 招生办 |
2 | 学院有关招生计划及实际招生人数统计 | 永 久 | 招生办 |
3 | 省招办录取新生审批单 | 永 久 | 招生办 |
4 | 录取新生名册 | 永 久 | 招生办 |
5 | 学生专业变更名单及有关材料 | 永 久 | 教务处 |
6 | 历年招生简章、招生宣传工作及总结 | 30年 | 招生办 |
xs 33 学籍管理
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级主管部门和我院关于学籍管理的文件材料 | 10年 | 教务处 |
2 | 各学年在院学生人数统计及学生变动情况报表 | 永 久 | 教务处 |
3 | 学生学籍变更材料（包括升级、留级、退学、休学、复学、转学、转专业） | 永 久 | 教务处 |
4 | 学生成绩总表 | 永 久 | 教务处 |
5 | 对考试违纪学生的处分材料 | 永 久 | 学生处 |
6 | 新生入学登记表 | 永 久 | 招生办 |
Xs 34 毕业
序号 归档范围 保管期限 责任部门
, 1 | 上级有关学生毕业工作的文件材料 | 10年 | 学生处 |
2 | 学生毕业资格审查办法, | 10年 | 教务处、各系 |
3 | 毕业资格审查委员会会议记录、决定 | 永 久 | 教务处、各系 |
4 | 获得毕业证书、结业证书、肄业证书学生名单 | 永 久 | 教务处、各系 |
5 | 优秀毕业生名单 | 永 久, | 学生处 |
XS 35 就 业
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关毕业生就业的文件材料 | 10年 | 学生处 |
2 | 毕业生就业工作计划、总结 | 永 久 | 学生处 |
3 | 毕业生就业方案、派遣名册、毕（结）业生名册 | 永 久 | 学生处 |
4 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 10年 | 学生处、各系 |
四 教 学 类（JX）
JX41 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级下达的有关教学工作的文件材料 | 10年 | 教务处 |
2 | 学院有关教学、教务工作的汇报、请示及批复 | 永 久 | 教务处 |
3 | 学院有关教学管理工作的规章制度 | 永 久 | 教务处 |
4 | 学院有关教学工作的计划、总结 | 永 久 | 教务处 |
5 | 学院有关教学工作的各种统计报表 | 永 久 | 教务处 |
6 | 关于教学检查、评估的文件材料及报告 | 30年 | 教务处、各系 |
7 | 关于教学检查评估的自评材料及结论 | 30年 | 教务处、各系 |
8 | 优秀教学成果评奖办法、获奖名单 | 永 久 | 教务处 |
9 | 教育、教学研究成果申报与评审材料 | 永 久 | 教务处 |
JX 42 专业与课程
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复 | 永 久 | 教务处 |
2 | 新增专业申报材料、上级批复材料 | 永 久 | 教务处 |
3 | 关于制定专业目录的文件材料 | 30年 | 教务处 |
4 | 有关专业评估办法、自评报告、评估结论 | 永 久 | 教务处 |
5 | 各专业教学计划、培养方案、教学大纲 | 永 久 | 教务处 |
6 | 学院历次修订教学计划的有关规定 | 永 久 | 教务处 |
7 | 国家、省、院级优秀课程有关文件材料 | 永 久 | 教务处 |
JX 43 教学管理
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 全院课程目录、简介 | 10年 | 教务处 |
2 | 课程表、教学任务书 | 10年 | 教务处 |
3 | 教学检查文件、记录、总结，教学日志、教学简报 | 10年 | 教务处、各系 |
4 | 有关职业技能鉴定等级考试的文件及总结 | 30年 | 教务处 |
5 | 教学实习、计划、大纲、汇总 | 30年 | 教务处等 |
6 | 校内、校外实习基地建设、协议 | 永 久 | 实训中心、教务处 |
7 | 毕业设计（论文）有关规定 | 10年 | 教务处 |
8 | 教室、实验室管理制度文件 | 30年 | 教务处、各系 |
JX 44 教 材
序号 ; 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级关于教材建设方面的有关规定 | 10年 | 教务处 |
2 | 编写教材计划和目录、主编和编委名单 | 30年 | 教务处 |
3 | 学院有关教材建设规划 | 永 久 | 教务处 |
4 | 自编、主编教材材料 | 30年 | 教务处 |
5 | 获国家级、省部级优秀教材奖、目录及报批材料 | 永 久 | 教务处 |
6 | 院级优秀教材奖、目录及简介 | 30年 | 教务处 |
7 | 各专业使用教材目录 | 10年 | 教务处 |
8 | 优秀教材样书 | 永 久 | 教务处 |
五 科学研究类（KY）
KY 51 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 科研管理文件材料 | 定期 | 科技处 |
2 | 申报科研基金及有关批复 | 30年 | 科技处 |
KY 52 科研实践
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 开题报告与课题调研论证材料、计划设计 | 30年 | 科技处 |
2 | 任务书、合同书、协议书 | 永 久 | 科技处 |
3 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 30年 | 科技处 |
4 | 论文、专著统计 | 永 久 | 科技处 |
5 | 专家评审意见、鉴定材料、证书 | 永 久 | 科技处 |
6 | 科研成果登记表、报告表、获奖材料 | 永 久 | 科技处 |
7 | 科研成果推广应用情况（合同、协议、应用方案、学术交流） | 永 久 | 科技处 |
六 基 建 类（JJ）
JJ 61 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关基建工作的文件，基建工作规章制度、计划、总结、规划 | 永 久 | 后勤管理处 |
2 | 基建工程财务预、决算 | 永 久 | 后勤管理处 |
3 | 学院总体规划、设计图 | 永 久 | 后勤管理处 |
4 | 水、暖、电、气管道及地下管道分布图 | 永 久 | 后勤管理处 |
5 | 地质勘探、地形测量材料 | 永 久 | 后勤处 |
七 仪器设备（SB）
SB 71 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件 | 10年 | 教技中心 |
2 | 学院仪器设备管理的规章制度 | 永 久 | 教技中心 |
3 | 学院仪器设备购置计划，报告及经费分配方案 | 永 久 | 教技中心 |
4 | 学院仪器设备清查情况及报废、报损情况 | 永 久 | 教技中心 |
5 | 学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 | 永 久 | 教技中心 |
SB 72 仪器设备项目（五万元以上）
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 申购报告、计划、论证报告 | 永 久 | 教技中心、后勤处 |
2 | 上级或主管领导批复和准购批示 | 永 久 | 教技中心、后勤处 |
3 | 购货合同（复印件）和会谈纪要、记录等 | 永 久 | 教技中心、后勤处 |
4 | 设备进口过程中有关的技术商务文件 | 10年 | 教技中心、后勤处 |
5 | 设备开箱记录及装箱单 | 10年 | 教技中心、后勤处 |
6 | 设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 10年 | 教技中心、后勤处 |
7 | 设备验收报告及文件材料 | 30年 | 教技中心、后勤处 |
8 | 购货索赔来往函件及结果文件 | 永 久 | 教技中心、后勤处 |
9 | 设备说明书及全套随机文件材料、设备使用、检修、故障事故记录、设备重大事故的调查分析及处理意见、设备技术改造 和开发过程中形成的技术文件材 与设备共存 | 教技中心、后勤处 |
八 产品生产类（CP）
CP 81 综合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 | 30年 | 科技处实训中心 |
2 | 本单位为产品生产与科技开发制定的各种条例、办法、制度及手册、图表 | 30年 | 科技处实训中心 |
3 | 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 | 30年 | 科技处实训中心 |
4 | 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 | 30年 | 科技处实训中心 |
5 | 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 | 永久 | 科技处实训中心 |
CP 82 销售管理
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 产品用户清册 | 30年 | 科技处实训中心 |
2 | 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 | 30年 | 科技处实训中心 |
3 | 用户反馈的产品技术文件材料 | 30年 | 科技处实训中心 |
4 | 产品说明书、宣传品、广告样张 | 10年 | 科技处实训中心 |
5 | 产品用户交验协议 | 10年 | 科技处实训中心 |
CP 83-1 产品计划准备阶段材料
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文 | 30年 | 科技处 实训中心 |
CP 83-2 产品生产设计（研制）阶段材料
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 总体方案设计材料 | 30年 | 科技处实训中心 |
2 | 全套设计定型图纸 | 30年 | 科技处实训中心 |
3 | 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 | 30年 | 科技处实训中心 |
4 | 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 | 30年 | 科技处实训中心 |
5 | 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复 | 30年 | 科技处实训中心 |
6 | 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 | 30年 | 科技处实训中心 |
、
CP 83-3 产品生产试制与鉴定阶段材料
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 试验大纲、试验记录及试验工作总结 | 30年 | 科技处实训中心 |
2 | 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 | 30年 | 科技处实训中心 |
3 | 试验规程和记录、样机底片、照片等 | 30年 | 科技处实训中心 |
4 | 得奖材料、专利材料 | 30年 | 科技处实训中心 |
5 | 论文、专著 | 30年 | 科技处实训中心 |
CP 83-4 产品生产阶段材料
序号 类目名称 保管期限 责任部门
1 | 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 | 30年 | 科技处实训中心 |
2 | 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 | 30年 | 科技处实训中心 |
3 | 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 | 30年 | 科技处实训中心 |
4 | 材料定额和代用单，工时定额 | 10年 | 科技处实训中心 |
5 | 生产定型报告及批复 | 30年 | 科技处实训中心 |
6 | 重大质量事故分析，重要联席会议纪要 | 30年 | 科技处实训中心 |
7 | 各种更改单及技术通知单 | 30年 | 科技处实训中心 |
8 | 生产工作总结报告、技术工作总结报告 | 30年 | 科技处实训中心 |
九 出版物(CB)
CB 91 综合管理
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关编辑出版工作的文件 | 30年 | 科技处 |
2 | 上级召开的编辑出版工作会议文件 | 10年 | 科技处 |
3 | 本校编辑出版社工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 | 永久 | 科技处 |
4 | 本校编辑出版工作的规章制度、统计报表 | 永久 | 科技处 |
5 | 编辑出版部门管理形成的文件材料 | 10年 | 科技处 |
CB 92 出版物项目
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 编辑出版合同、协议书 | 30年 | 科技处 |
2 | 出版请示和批复 | 30年 | 科技处 |
3 | 原稿（含手迹、照片原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单） | 30年 | 科技处 |
4 | 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 | 30年 | 科技处 |
5 | 封面设计图样 | 30年 | 科技处 |
6 | 出版通知单、书刊、音像出版物样品 | 永久 | 科技处 |
7 | 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 | 10年 | 科技处 |
8 | 获奖或受查处情况的文件材料 | 30年 | 科技处 |
9 | 有参考价值的读者来信、重要评论 | 30年 | 科技处 |
10 | 现版修改意见 | 30年 | 科技处 |
十 外 事（WS）
WS 101 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 10年 | 党工部 |
2 | 学院外事工作规章制度、计划、总结、会议纪要等 | 永 久 | 党工部办公室人事处 |
3 | 外事工作统计报表等 | 永 久 | 党工部办公室人事处 |
WS 102 出国（境）
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级对出国（境）人员的有关文件材料 | 10年 | 党工部办公室人事处 |
2 | 出国（境）人员考察、讲学、研究、访问等有关材料 | 永 久 | 党工部办公室人事处 |
3 | 参加国际比赛、竞赛、活动、会议有关材料 | 永 久 | 办公室人事处党工部 |
WS 103 来 校
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 外国政府官员、各界人士来校参观访问的文件材料（含声像材料） | 永 久 | 党工部办公室人事处 |
2 | 聘请外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等 | 永 久 | 人事处 教务处 |
3 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永 久 | 办公室人事处党工部 |
十一 财 会（CK）
CK 111 综 合
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 上级有关财务会计工作的文件、材料 | 10年 | 财务科 |
2 | 学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 | 永 久 | 财务科 |
3 | 会计移交清册 | 30年 | 财务科 |
4 | 学校会计档案保管、销毁清册、会计档案鉴定意见书 | 永久 | 财务科 |
CK 112 会计报表
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 年度财务会计报告 | 永 久 | 财务科 |
2 | 预算报表 | 永 久 | 财务科 |
3 | 月、季、年、半年财务会计报表 | 10年 | 财务科 |
CK 113 会计帐簿
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 总帐 | 30年 | 财务科 |
2 | 各类明细帐簿（含分户或登记帐） | 30年 | 财务科 |
3 | 学院专项基金帐簿 | 30年 | 财务科 |
4 | 日记帐 | 30年 | 财务科 |
5 | 固定资产明细帐 | 固定资产报废清理后保管5年 | 财务科 |
CK 11４ 工资清册
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 工资发放名册 | 永 久 | 财务科 |
2 | 工资转移、证明、通知存根 | 30年 | 财务科 |
CK 11５ 会计凭证
序号 归档范围 保管期限 责任部门
1 | 各种原始凭证、记帐凭证 | 30年 | 财务科 |
2 | 学院资金各种原始凭证、记帐凭证 | 30年 | 财务科 |
3 | 银行存款余额调节表 | 10年 | 财务科 |
4 | 会计拨款凭证及其它会计凭证 | 30年 | 财务科 |
5 | 银行对外帐单 | 10年 | 财务科 |
6 | 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 | 事项完结时为止 | 财务科 |